Ciudad Creativa Blog

El proceso para crear una forma y distribuirla dependerá de la versión de Acrobat que estemos utilizando. Para este ejercicio usamos el Acrobat Pro 8, pues es el que tiene el colega que me hace la pregunta.

Para crear tu forma

1. Menu: Forms / Create new form
2. Seguir las intrucciones del Wizard. (Recuerda que esto funciona mucho mejor cuando tienes lineas claramente definidas, como blancos)
3. Una vez tienes los campos definidos, ya sea porque Acrobat los detectó automáticamente (según el paso anterior) o los agregaste manualmente, debes incluir un botón de SUBMIT. Sin este botón no podrás distribuir la forma, lo que significa que las personas que reciban el PDF y lo llenen utilizando el Adobe Reader, no podrán guardarlo.
4. Para crear un botón de submit:

• Accede al menú [Forms] y selecciona [Form Tools / Show Forms Toolbar]. Al hacerlo, tendrás disponible la barra con las herramientas para trabajar en la forma.
• En el [Forms Tool bar], selecciona el primer icono [Button tool].
• Con la herramienta seleccionada dibuja un botón donde desees el botón de Submit.
• Ahora vereas el cuadro de diálogo de [Properties]. Aquí:

1. Bajo [Appearance], configura esto a tu gusto
2. Bajo [Options] escribe la etiqueta del botón. Ej. “Submit”.
3. Bajo [Actions] bajo el submenú [Select Action], selecciona [Submit Form]
4. Ahora te abre otro cuadro denominado [Submit form Selections]. En el primer espacio escribe to email de la siguiente manera: Mailto: “jramos@ciudadcreativa.org” (no incluyas las comillas). Básicamente, este es el lugar a donde llega la forma una vez la persona la llena y pulsa el botón SUBMIT.

• En este mismo cuadro, selecciona [PDF The Complete documente], bajo la opción de [Export Format].

Para comprobar que todo funciona correctamente, pulsa el botón [Preview] en el [Form tools bar].

Para distribuir

1. En el menú [Forms], selecciona [Distribute Form…]
2. Abrirá un Wizard que te indicará que debes guardar los cambios hechos hasta ese momento, y luego guardar la forma a distribuir en un lugar de tu elección. Finalmente, te pregunta si quieres enviar la forma por email, o guardar para enviar luego. Si optas por enviar ahora por email, entonces te indicará que debes escribir las direcciones de los correos electrónicos.

Ahora las personas a quienes envíes las formas podrán abrirlas desde su Adobe Reader favorito y seguir las instrucciones en la parte inferior de la ventana del documento. Cuando tu las recibas de vuelta y hagas doble clic para abrirlas, Acrobat reconocerá que es una forma que has distribuido y te dará las instrucciones pertinentes.

Recuerda que siempre puedes cotejar y manejar el progreso de tus formas distribuidas a través del [Forms Tracker], que puedes conseguir a través del menú Forms / Track Forms.